Zoho WorkDrive: una solución colaborativa de administración de archivos para optimizar sus datos

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Todas las empresas, sin importar cuán pequeñas o grandes sean, necesitan plataformas de colaboración y almacenamiento confiables para operar de manera efectiva. Aunque tienes muchas buenas opciones para ambos, es difícil encontrar una plataforma que proporcione ambas funcionalidades bajo un mismo techo.

Ingrese a Zoho WorkDrive, una plataforma de colaboración y almacenamiento en la nube que optimiza sus datos ofreciéndoles herramientas de colaboración y almacenamiento en la nube seguras en un solo lugar.

Pasemos a explorar Zoho WorkDrive en detalle y descubramos qué la convierte en una excelente plataforma de colaboración y almacenamiento de archivos.

Tabla de contenido

Zoho WorkDrive es una plataforma de colaboración y almacenamiento de archivos basada en la nube que permite a los equipos almacenar, compartir y trabajar juntos fácilmente en archivos en tiempo real.

Se lanzó como reemplazo de Zoho Docs hace unos años para servir como plataforma de almacenamiento subyacente para su conjunto de aplicaciones de oficina y productividad. Y durante este tiempo se han realizado varios cambios en la plataforma.

La última entrega viene en forma de WorkDrive 4.0. WorkDrive 4.0 ofrece una serie de funciones nuevas en diferentes facetas, incluida la interfaz de usuario, la administración de datos, la integración de terceros y más, para mantenerse al día con las crecientes necesidades de un entorno de trabajo híbrido.

Zoho WorkDrive está disponible tanto en dispositivos móviles como en computadoras de escritorio.

Al ser una plataforma de colaboración y administración de archivos, Zoho WorkDrive le permite hacer mucho más que almacenar archivos. Esto es posible gracias a su diverso conjunto de características, que incluyen lo siguiente:

Una de las mejores cosas de WorkDrive es la colaboración en equipo. WorkDrive hace esto usando Carpetas de equipo, que permite a los miembros de un equipo cargar documentos en una sola carpeta para que estén disponibles para todos los miembros del equipo a la vez. De esta manera, los usuarios no tienen que enviar archivos por correo electrónico individualmente y realizar un seguimiento con las personas más adelante.

De manera similar, si alguien en el equipo realiza algún cambio en cualquier archivo en una carpeta de equipo, WorkDrive alerta a todos sobre lo mismo a través de notificaciones, para que siempre estén actualizados con los cambios y no tengan que revisar el espacio de vez en cuando. luego ellos mismos activamente.

Como una forma de mantener organizados todos los archivos y documentos del proyecto, WorkDrive permite a los administradores del espacio de trabajo crear subcarpetas dentro de una carpeta de equipo. Es algo que las grandes organizaciones pueden aprovechar al máximo para clasificar archivos por departamento. Los administradores también pueden establecer permisos de acceso para cada miembro del equipo para limitar su acceso al contenido de la carpeta.

Por último, cada espacio de trabajo de WorkDrive tiene una Papelera en la Carpeta del equipo para mantener seguros todos los archivos y documentos. Como tal, cada vez que alguien del equipo elimina un archivo o una carpeta, va a la Papelera. De esta manera, existe una opción para recuperarlo si es necesario más adelante o cuando alguien del equipo lo elimina accidentalmente en primer lugar.

Cuando los equipos se suscriben a WorkDrive, también obtienen acceso a Zoho Office Suite. Zoho Office Suite es un conjunto de herramientas para ayudar a los equipos con el trabajo de oficina. Incluye tres herramientas: Writer, Sheet y Show. Los tres ofrecen una interfaz limpia y fácil de usar y proporcionan una variedad de plantillas para acelerar el trabajo y trabajar incluso cuando no estás conectado.

Además, cada herramienta ofrece otras funciones útiles, como el modo de escritura enfocada en Zoho Writer, funciones predefinidas y personalizadas en Zoho Sheet y varias opciones de diseño y animación en Zoho Show.

Combinado con WorkDrive, esto no solo ayuda a los equipos con las tareas de oficina, sino que también les ayuda a mantener sus archivos en cada uno de ellos en una sola ubicación. Como resultado, resulta más fácil para los miembros del equipo colaborar en tiempo real, recopilar comentarios y publicar su trabajo para que todos los miembros del equipo lo vean.

WorkDrive lleva la experiencia de colaboración al siguiente nivel. Le brinda la posibilidad de crear un espacio de trabajo colaborativo donde puede trabajar con colegas sin invitarlos a una carpeta de equipo. De manera similar, también simplifica el intercambio de archivos con individuos u otros equipos en la plataforma, lo que, a su vez, hace que la colaboración sea más eficiente.

Dado que varias personas pueden trabajar en un archivo a la vez, esto puede generar varias copias del mismo archivo. Esto puede hacer que identificar el archivo original sea un proceso desafiante y tedioso. Pero, afortunadamente, WorkDrive admite el historial de versiones, por lo que los miembros del equipo pueden acceder a todas las diferentes versiones de un archivo, compararlas y volver a una versión anterior cuando sea necesario sin ningún problema.

En consonancia con esto, otra característica útil que mejora la experiencia de colaboración en la plataforma es el seguimiento de la actividad. Con esto, los líderes de equipo pueden auditar fácilmente todo lo que sucede en su espacio de trabajo para realizar un seguimiento del progreso. Además, las actividades se pueden verificar en detalle mediante filtros para ver información más valiosa.

Para momentos en que los miembros del equipo necesitan discutir algo o compartir comentarios sobre un archivo o documento, la función de comentarios de WorkDrive (llamada Anotaciones de archivos) puede resultar útil. Con esto, los usuarios pueden compartir fácilmente sus pensamientos sobre una idea o dejar comentarios en archivos o documentos a través de comentarios contextuales.

Zoho WorkDrive admite más de 220 formatos de archivo. Dado que esto cubre un espectro bastante amplio de formatos de archivo, garantiza que no haya problemas de compatibilidad en la plataforma, por lo que los equipos pueden ver archivos directamente en el espacio de trabajo o cargar los que quieran sin tener que convertirlos primero.

Para facilitar el descubrimiento y la búsqueda de archivos en la plataforma, WorkDrive le ofrece la opción de buscar archivos por nombre, creador o palabra clave en el documento. De manera similar, también admite OCR y detección de objetos, lo que le permite ubicar imágenes y documentos escaneados en el espacio de trabajo simplemente ingresando una palabra clave en ellos.

Además, existe una opción para categorizar archivos en la Carpeta del Equipo. Esto le permite mantener sus archivos y documentos organizados para que cualquier miembro del equipo pueda encontrarlos fácilmente.

Si su equipo trabaja con otras empresas, es posible que desee mostrarles a los clientes su progreso para mantenerlos actualizados o recibir sus comentarios sobre algo.

WorkDrive hace que hacer esto sea muy fácil. La plataforma te permite crear rápidamente un enlace externo a un archivo que deseas compartir. Para que este esfuerzo de colaboración sea seguro y sus datos estén protegidos, la herramienta le permite proteger cada enlace que envíe con permisos de acceso, fechas de vencimiento y contraseñas independientes. Básicamente, le brinda control total sobre sus enlaces y le permite decidir a qué pueden acceder o hacer los usuarios que se unen a su espacio de trabajo.

De manera similar, los "Usuarios clientes" de WorkDrive pueden permitirle invitar a su cliente externo o a un socio a su equipo. Esto puede resultar útil cuando desee que las partes interesadas observen o colaboren en un proyecto durante un breve período de tiempo.

Cuando trabajas con equipos grandes, querrás conocer ciertas estadísticas sobre tu espacio de trabajo. En WorkDrive, obtienes acceso a todas esas estadísticas junto con informes sobre todo lo que sucede en tu espacio de trabajo en un solo lugar.

Entonces, por ejemplo, si es administrador de un espacio de trabajo, puede verificar fácilmente cuándo se actualiza un archivo, cuánto espacio de almacenamiento ocupa un proyecto y la cantidad de espacio libre disponible.

Zoho WorkDrive está disponible tanto en dispositivos móviles como en computadoras de escritorio, y mantiene sincronizados todos sus archivos y carpetas en todos sus dispositivos. Esto le permite trabajar en un dispositivo y continuar donde lo dejó en otro.

Además, la plataforma también sincroniza sus archivos y carpetas con su escritorio, por lo que puede trabajar incluso cuando no está conectado y luego sincronizar los cambios cuando se conecta.

Zoho WorkDrive ofrece tres planes: Starter, Team y Business.

Cada plan ofrece todas las funciones básicas de administración y almacenamiento de archivos. Pero a medida que avanzas al nivel superior, se desbloquea el acceso a algunos adicionales. Consulte los planes de WorkDrive para obtener una visión integral de la diferencia entre los tres planes y elegir el adecuado para su organización.

Además, cuando el espacio de almacenamiento ofrecido no es suficiente, Zoho tiene opciones de almacenamiento adicionales, que se pueden comprar por separado.

Zoho ofrece a los nuevos usuarios un período de prueba gratuito de 15 días con acceso completo a todas las funciones de WorkDrive. Con esta prueba, las personas y los equipos pueden probar y explorar el servicio para determinar si cumple con sus requisitos y luego suscribirse a un plan en consecuencia.

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